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Wie Du To-Do-Listen schreibst, die nach Produktivität betteln!

Wie du richtige To Do Listen schreibst Blog
Veröffentlicht von Kevin Manthey

So gut wie jedes Projekt beginnt mit einer To Do Liste. Ideen entstehen im Kopf und Aufgaben sammeln sich. Das eigentliche Ausmaß ist meist erst sichtbar, wenn eine Liste geschrieben ist. Doch hast du schon mal gelernt, was eine richtige To-Do-Liste ist?

Man mag es gar nicht glauben. Falsche Listen existieren. Noch schlimmer: Sie rauben dir nur Zeit und Motivation!

In diesem Artikel erkläre ich dir, worauf du beim Listen schreiben besser achten solltest und wie du To-Do-Listen schreibst, die nach Produktivität betteln!

Achtung: Falsche To-Do-Listen sorgen für Stress!

Für einen guten Workflow sind die richtigen To Do Listen entscheidend.

Dabei ist es nicht nur wichtig, dass du die Listen erstellst, sondern vor allem wie.

Denn eine falsch aufbereitete Aufstellung deiner Aufgaben sorgt für mehr Stress als Produktivität. Diesen Punkt kann ich nach eigener Erfahrung bestätigen. Doch kommen wir erst mal dazu, wie du To Do Listen optimalerweise schreibst.

Wie du deine Liste schreibst

Zum Einstieg beginnen wir mit einem kleinen Beispiel.

Wir planen nun eine Geburtstagsparty anhand 2 vollkommen verschiedener Listen.

Liste 1 beinhaltet den Punkt:

  • Geburtstagsparty vorbereiten

Was geschieht nun in deinem Kopf?

Du denkst wahrscheinlich „ich muss noch die Party vorbereiten. Wo soll ich nur anfangen? Es liegt viel Arbeit vor mir“ Während du diesen Gedanken hast, stellt dich dein Bewusstsein in die Quere. Du verschwendest unnötig viel Zeit mit den Gedanken, was alles getan werden muss.

Oftmals lautet das Resultat „Ach! Mache ich morgen!“.

Liste 2 hingegen sieht folgendermaßen aus:

  1. Erstelle eine Gästeliste
  2. Lade die Gäste ein
  3. Plane Einkauf
  4. Erstelle Playlist
  5. usw…

Im zweiten Beispiel stecken zwei große Unterschiede, die dich fast schon automatisch in die Umsetzung bringen.

Denn erstens weißt du nun genau, was der nächste Schritt ist.

Was verdammt wichtig ist.

Schließlich arbeitest du nie an einem Projekt. Du arbeitest lediglich am nächsten Schritt. Nur das nächste Puzzle-Teil ist wirklich ausschlaggebend!

Nichts anderes zählt.

Erstellst du dir also detailliertere To Do Listen, dann musst du nicht mehr nachdenken, was zu erledigen ist. Stattdessen fokussierst du dich nur auf deine Aufgabe.

Statt langem Überlegen und daraus resultierender Prokrastination ist nun reinste Produktivität angesagt!

Nutze am Beginn der Aufgabe immer ein Verb!

Unterschied Nummer Zwei zielt auf die menschliche Psyche ab.

Denn wir Menschen mögen es, wenn wir gesagt bekommen, was wir zu tun haben. Sozusagen eine Handlungsaufforderung. Im Marketing spricht man oft von einer Call-To-Action.

„Trage dich jetzt in unseren Newsletter ein!“ oder „Folge mir auf Twitter!“ – klingt doch weitaus verlockender als „Ich habe ein Twitter-Profil“ oder?

Und genau diesen Effekt nutzt für deine To Do Listen.

Beginne den Punkt IMMER mit einem Verb.

Es mag sich komisch anhören, doch diese kleine Änderung boostet deine Produktivität auf ein neues Level!

Die 2-Minuten-Regel

David Allen ist eine Koryphäe auf seinem Gebiet. Mit GTD (GettingThingsDone) hat er der Produktivität eine Bewegung gegeben. Auf ihn ist auch die 2-Minuten-Regel zurückzuführen.

Im Grunde ist es simpel und bedarf keiner großen Erklärung.

Alles was in 2 Minuten erledigt ist, gehört auf keine Liste.

Stattdessen erledigst du die Aufgabe sofort.

Aufschreiben ist in diesem Fall nur Zeitverschwendung. Denn in der gleichen Zeit hättest du es bereits erledigen können.

Mehr Listen = mehr Ordnung

Mehr To-Do-Listen schaffen auch zugleich bessere Übersicht und somit eine gute Ordnung.

Einer der größten Fehler ist es nur eine Liste zu haben.

Sorge dafür, dass du für jedes Projekt eine eigene Liste mit den jeweiligen Aufgaben führst.

Außerdem solltest du dich auf ein System einigen.

Vielleicht hast du mehrere Plätze, an denen du Notizen sammelst. Zum Beispiel Post-Its am Kühlschrank, das Whiteboard im Arbeitszimmer oder Notizbücher im Wohnzimmer.

Plane einen Tag pro Woche ein, indem du dich um die Ordnung kümmerst.

Trage regelmäßig alle gesammelten Notizen zusammen und verwerte sie. Entweder indem du die Aufgaben abschließt oder indem du sie in deine Hauptliste einträgst.

Entspannung statt Stress: Verbanne dein schlechtes Gewissen!

Wusstest du das ein guter Kellner alle Bestellungen sich merken kann? Zumindest bis zu dem Punkt, wenn die Information hinfällig. Danach ist sie recht schnell vergessen und lässt sich kaum wieder in die Erinnerung zurückholen.

Das liegt daran, weil unser Gehirn unnötigen Informations-Ballast direkt entsorgt.

Schließlich prasseln so viele Informationen tagtäglich auf uns ein, dass wir nur das erfahren, was unser Gehirn für wichtig hält.

Plagen dich auch oft Gedanken wie

  • „ich muss noch den Abwasch machen“
  • „Achja, die Uhrumstellung ist auch schon wieder 2 Monate her. Lohnt es sich noch die Uhr umzustellen?“

Solange du die Aufgabe nicht beendet hast, schwebt sie in deinem Unterbewusstsein.

Oftmals kommen diese Gedanken dann in dein Bewusstsein, wenn du deine ruhige Minute hast. Statt der gewünschten Entspannung stellt sich so Stress ein. Denn unser Körper reagiert auf diese Gedanken, als würdest du es tatsächlich umsetzen.

Denkst du also daran, wie du den Abwasch erledigst und keinen Spaß dabeihast, schüttet dein Körper die gleichen Hormone aus, als wenn du tatsächlich unmotiviert abwaschen würdest! Dies sorgt letztlich für Stress – und somit für unsere Prokrastination.

Verbanne sämtliche offene Aufgaben aus deinem Unterbewusstsein!

Das machst du in dem du sie einfach aufschreibst oder in einer App deiner Wahl notierst. So vergisst du sie einerseits nicht. Anderseits ist dein Kopf frei vom schlechten Gewissen. Auf diese Weise macht Produktivität gleich viel mehr Spaß!

Falls die Aufgaben dennoch im Hinterkopf existieren, ist etwas falsch gelaufen. Entweder hast du die Aufgabe nicht präzise genug beschrieben oder dein Vertrauen in die eigenen Listen ist nicht groß genug. Ersteres lässt sich leicht beheben.

Achte wirklich bei jeder Aufgabe auf die richtige Formulierung. Die Art wie die Notiz „aussieht“ muss in dir das Verlangen erwecken, die Aufgabe zu erledigen!

Wie unser Gehirn beim Listen schreiben denkt

Übrigens: Wenn du deine Liste erstellst, denkt dein Gehirn die Aufgabe ist bereits abgeschlossen.

Ein weiterer Faktor, der deinen Stress mindert.

Du darfst halt nur nicht deine Aufgabenliste vergessen! Denn in der Forschung hat man herausgefunden, dass unser Gehirn darauf ausgelegt ist Ideen zu finden.

Das Erinnern und Behalten zählt leider nicht dazu.

Schreibe dir daher unbedingt alle wichtigen Ideen, Visionen und kommende Aufgaben auf!

Vergiss dabei aber nicht auch eine Deadline zu setzten. Für den Fall, dass die Aufgabe wirklich wichtig ist und somit nicht komplett in Vergessenheit gerät.

Wie schon geschrieben ist die Formulierung deiner Aufgabe wichtig. Denn nachdem wir die Liste geschrieben haben, gerät es nach und nach aus dem Unterbewusstsein.

Durch niederschreiben der Aufgaben wirkt es so, als hättest du es bereits erledigt. Aus diesem Grund empfehle ich dir auf die Wortwahl deiner To-Do-Listen zu achten.

Es wirkt wahrlich Wunder.

Über den Autor

Kevin Manthey

Steht auf Optimierungen und mag es produktiv zu sein. Manchmal aber auch nicht. In seinem Blog erfährst du, ob er in letzter Zeit wirklich produktiv war oder schon wieder die Zeit verschwendet!

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